Service-Pass Rechtliches
Auftragsverarbeitung (AVV)
Professionelle Pilotfassung fuer Hausverwaltungen nach Art. 28 DSGVO
Hinweis: Diese Texte sind professionelle Pilotfassungen und Arbeitsgrundlagen. Vor produktiver Nutzung muessen die finalen Anbieterangaben, eingesetzten Dienstleister, Vertragsdaten und Prozesse juristisch geprueft und vervollstaendigt werden.
1. Rollenverteilung
Die Hausverwaltung bleibt fuer die von ihr eingestellten oder veranlassten personenbezogenen Daten datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Service-Pass verarbeitet diese Daten im Rahmen der Plattformnutzung als Auftragsverarbeiter, soweit die Verarbeitung im Auftrag der Hausverwaltung erfolgt.
2. Gegenstand der Verarbeitung
Gegenstand ist die digitale Abbildung von Schadensmeldungen, Tickets, Objektakten, Dokumenten, Eigentuemermitteilungen, Dienstleisterprozessen, Vertraegen, Abrechnungsinformationen und Nachweisen innerhalb von Service-Pass.
3. Datenarten und Betroffenengruppen
- Kontaktdaten von Mietern, Eigentuemerinnen/Eigentuemern, Dienstleistern und Mitarbeitenden,
- Objekt-, Einheits-, Vorgangs-, Kommunikations- und Dokumentationsdaten,
- Fotos und Anhänge zu Schadensmeldungen, soweit erforderlich hochgeladen,
- Login-, Rollen-, Protokoll- und Systemdaten.
4. Kernpflichten von Service-Pass
- Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung des Kunden,
- Verpflichtung befugter Personen auf Vertraulichkeit,
- angemessene technische und organisatorische Maßnahmen,
- geregelter Einsatz von Unterauftragsverarbeitern,
- Unterstuetzung bei Betroffenenrechten, Datenschutzvorfaellen und Nachweispflichten,
- Rückgabe, Export oder Löschung der Daten nach Vertragsende.
5. Technische und organisatorische Maßnahmen
Service-Pass setzt auf rollenbasierte Zugriffsrechte, Mandantentrennung, TLS-verschluesselte Uebertragung, Protokollierung relevanter Vorgänge, Authentifizierung registrierter Nutzer und datensparsame Upload-Prozesse. Die konkrete TOM-Anlage wird fuer den Produktivbetrieb mit den eingesetzten Infrastruktur- und E-Mail-Dienstleistern finalisiert.
6. Noch zu ergänzen vor produktiver Nutzung
Bitte vor Vertragsschluss vervollstaendigen: ladungsfaehige Anbieteranschrift,Unterauftragsverarbeiter, Hosting-Regionen,Löschfristen, Support-/Meldewege undfinale TOM-Anlage.