Service-Pass Rechtliches
Sicherheit & TOMs
Technische und organisatorische Maßnahmen fuer die Service-Pass Pilotphase
Hinweis: Diese Texte sind professionelle Pilotfassungen und Arbeitsgrundlagen. Vor produktiver Nutzung muessen die finalen Anbieterangaben, eingesetzten Dienstleister, Vertragsdaten und Prozesse juristisch geprueft und vervollstaendigt werden.
1. Rollenbasierter Zugriff
Service-Pass trennt die Rollen Hausverwaltung, Mitarbeiter, Eigentümer, Dienstleister und Mieter. Nutzer sehen nur die Daten, die ihnen zugeordnet oder freigegeben sind. Interne Notizen und Verwaltungsdaten bleiben rollenbezogen geschützt.
2. Mandantentrennung
Jede Hausverwaltung arbeitet logisch getrennt. Objekte, Einheiten, Tickets, Dokumente, Rechnungen und Kommunikation sind mandantenbezogen abgesichert und werden nicht rollen- oder mandantenübergreifend angezeigt.
3. Authentifizierung und QR-Meldung
Registrierte Nutzer melden sich über ein gesichertes Login an. QR-Schadensmeldungen erfolgen über nicht erratbare Tokens und sind auf den jeweiligen Meldevorgang beschränkt.
4. Verschlüsselung und Transport
Die Übertragung erfolgt über HTTPS/TLS. Zugangsdaten werden nicht im Klartext gespeichert. Uploads und Dokumente werden in den vorgesehenen Speicherbereichen abgelegt und über Berechtigungen gesteuert.
5. Nachvollziehbarkeit
Tickets, Statusänderungen, Aufgaben, Freigaben und wichtige Vorgänge werden mit Zeitstempeln dokumentiert. Dadurch entsteht ein nachvollziehbarer Verlauf vom Schaden bis zum Abschluss.
6. Datensparsamkeit
Service-Pass zeigt Hinweise bei Foto-Uploads und verarbeitet nur die Daten, die für Meldung, Bearbeitung, Dokumentation oder Abrechnung erforderlich sind. Eigentümer erhalten nur freigegebene Informationen.
7. Finalisierung vor Produktivbetrieb
Vor dem Produktivbetrieb werden Backup-/Recovery-Konzept, Unterauftragsverarbeiterliste, Löschfristen, Datenschutzprozesse und Sicherheitsdokumentation finalisiert und mit der AVV abgestimmt.